Vorher-Nachher Evaluation zeigt deutliche Zeiteinsparungen mit Caseform
Zusammenfassung.
Die Suche nach passenden Nachversorgern per Telefon und Fax ist bei der aktuellen Auslastung pflegerischer Dienstleister ein zeitintensives Vorhaben. Durch den Einsatz einer IT-Plattformlösung gelang es dem Alfried Krupp Krankenhaus in Essen mit zwei Standorten das Entlassmanagement in Bezug auf die Organisation der Nachsorge zu optimieren. Dabei konnten sowohl für den ambulanten als auch den stationären Bereich enorme Zeiteinsparungen erreicht werden.
15 min.
bis zur ersten Zusage eines Nachversorgers in der ambulanten Pflege
> 90%
Zeiteinsparungen insgesamt durch die Plattform
5 Wochen
für die Implementierung
Herausforderungen bei der Implementierung.
Der technologische Wandel der Kommunikationsform von analog auf digital lief dabei nicht ohne Hindernisse ab. Zusätzlich wirkte sich die COVID-19 Situation erschwerend auf die Überleitungsprozesse und den Kommunikationsaustausch zwischen Klinikum, Nachversorger und Plattformanbieter aus. Um diesen Herausforderungen entgegen zu treten, wurden Schulungen und Termine in Form von Webinaren online durchgeführt. Die involvierten Personen wurden gegenüber der digitalen Lösung sensibilisiert und es wurde Verständnis geschaffen, dass die digitalen
Prozesse den Arbeitsvorgang komplementieren und nicht ersetzen. Durch eine kostenlose dreimonatige Testphase der Entlass- und Überleitplattform inklusive begleitender Evaluation konnte der Nutzen und damit auch der ökonomische Vorteil der Plattform nachgewiesen werden.
Ergebnisse.
Im Rahmen einer begleitenden Evaluation wurde ein Vorher-Nachher-Vergleich durchgeführt. Dabei erstreckten sich die beiden Phasen vom 02.12.2019 – 01.03.2020 (Untersuchungszeitraum vor Einführung) und vom 02.03. – 02.06.2020 (Untersuchungszeitraum nach Einführung). Im ersten Untersuchungszeitraum vor Einführung wurde ausschließlich die Prozesszeit vom Start der Suche, beginnend mit dem ersten Telefonat, bis zur Zusage eines Nachversorgers betrachtet. Die analoge Arbeitsweise machte es schwierig und sehr zeitaufwendig, weitere Kennzahlen zu dokumentieren und auszuwerten. Aus diesem Grund wurden im Untersuchungszeitraum nach der Einführung Kennzahlen wie die Gesamtanzahl der Rundrufe sowie die Abstände zwischen den Interaktionen ausgewertet. Dabei wurde die Zeit zwischen Absenden des Rundrufes und einer ersten Reaktion (Zu- oder Absage), einer Zusage oder eines Auftrags für die Patientenüberleitung des jeweiligen Nachversorgers gemessen. Im stationären Bereich erhielt das Alfried Krupp Krankenhaus durchschnittlich bereits nach 20 Minuten erste Rückmeldungen der nachversorgenden Institutionen. Dies zeigt auf, dass der Sozialdienst nach kurzer Zeit über einen aktuellen Status in Kenntnis gesetzt wird. Die erste Zusage für die Versorgung des angefragten Patienten erfolgt nach 10,5 Stunden. Unter der Berücksichtigung des Vergleichswertes von vor Einführung der Plattform ergibt sich ein Einsparpotential von 90%. Im ambulanten Bereich erhielt das Alfried Krupp Krankenhaus durchschnittlich bereits nach 6 Minuten erste Reaktionen und nach 15 Minuten die erste Zusage eines Nachversorgers. Unter der Berücksichtigung des Vergleichswertes von vor Einführung der Plattform ergibt sich ein Einsparpotential von 99,5%. Die Ergebnisse zeigen, dass bei entsprechender Suche noch am selben Tag mit einer Zusage eines passenden Nachversorgers gerechnet werden kann. Darüber hinaus hat die Entlass- und Überleitungsplattform auch positiven Einfluss auf die organisatorischen Strukturen des Krankenhauses. So konnten die Mitarbeiter*innen des Alfried Krupp Krankenhaus während der zweiten Untersuchungsphase besser auch in Vertretungsfällen oder bei einem Stationswechsel die Suche nach einem geeigneten Nachversorger nahtlos fortführen und nachvollziehen. Vor allem die Schnittstelle zum Krankenhausinformationssystem ermöglicht eine lückenlose und transparente Darstellung des aktuellen Status.
„Durch die eingeführte Entlass- und Überleitungsplattform konnten wir den Zeitaufwand für die Suche nach passenden Nachversorgern deutlich reduzieren. Dies wirkte sich auch positiv auf die Verweildauer aus.“
– Jens Struck, Leitung Sozialdienst im Alfried Krupp Krankenhaus Rüttenscheid.
Weitere Kundenerfahrungen
CareCM | Landratsamt Enzkreis Effiziente Dokumentation der Pflege- und Demenzberatung dank der Softwarelösung CareCM.
CareSD | UK Bonn Bidirektionaler Informationsaustausch zwischen KIS und CareSD.